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16 Tipps, damit Ihr Unternehmen kein Tatort wird

16 Tipps, damit Ihr Unternehmen kein Tatort wird

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) unterschätzen das Problem „Wirtschaftskriminalität“, wie unsere Erfahrung zeigt. Damit Sie die Finanzen, Mitarbeiter und Reputation Ihres Unternehmens schützen können, hat DETEK für Chefs und Entscheider einige Sofortmaßnahmen gegen Betrug, Untreue, Diebstahl & co. zusammengestellt.

Wie kriminell geht es in deutschen Unternehmen zu?

Aktuelle Zahlen zur Wirtschaftskriminalität in Deutschland

„Bei acht Mitarbeitern fällt Betrug doch sowieso auf!“, heißt es oft aus kleineren Unternehmen. Aber ähnlich gängig wie dieses Argument ist Wirtschaftskriminalität. 702 kleine, mittlere und große Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen befragte die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft KPMG im vergangenen Jahr zur „Wirtschaftskriminalität in Deutschland“. Die Ergebnisse:

  • Jedes 3. Unternehmen von Wirtschaftskriminalität betroffen: 32% der Unternehmen waren in den letzten Jahren Opfer von Wirtschaftskriminalität. Dabei steigt die Gefahr von Wirtschaftskriminalität mit der Größe des Unternehmens.
  • Der Zufall, dein Freund und Helfer: 51% der Taten kamen nur durch Zufall ans Licht, insbesondere in KMU.
  • Die häufigsten Delikte: 58% der Unternehmen waren von Betrug und Untreue betroffen, 40% von Diebstahl und Unterschlagung. 31% der verübten Delikte betrafen sensible Daten.
  • Etwa 40% der Täter sind Mitarbeiter: 61% der Delikte werden von externen Tätern verübt, vor allem bei Datendiebstahl und Datenmissbrauch (76%) oder Geldwäsche (98%). Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse dagegen verraten meistens Mitarbeiter (79%). Auch Diebstähle werden zu 75% von internen Tätern verübt.

Laut Studie steigt die Gefahr von Wirtschaftskriminalität mit der Größe des Unternehmens. Unsere Erfahrung als Ermittler bestätigt das. Sie zeigt aber auch, dass kleinere Unternehmen nicht geschützt sind vor unlauterem Wettbewerb, Warendiebstahl, Datendiebstahl, Produktkopien oder abgezweigten Geldern.

Was Sie gegen Wirtschaftskriminalität unternehmen können

Sofort-Maßnahmen zur Bekämpfung von Betrug, Untreue & co.

Wer Wirtschaftskriminalität im eigenen Unternehmen wirksam bekämpfen und verhindern will, muss manchmal tiefgreifende Änderungen im Ablauf des Arbeitsalltags vornehmen. Doch Prozesse lassen sich am besten Schritt für Schritt neu gestalten. Wir haben Tipps zusammengestellt, die Ihr Unternehmen heute ein Stück sicherer machen, als es gestern noch war.

Tipp 1: Machen Sie ein Kompliment

Eine positive Unternehmenskultur, in der die individuellen Leistungen der Angestellten gesehen und wertgeschätzt werden, sowie eine angenehme Teamatmosphäre verringern die Gefahr von Betrug, Diebstahl und anderen kriminellen Machenschaften, wie auch eine Umfrage des Beratungsunternehmens PricewaterhouseCoopers International belegt.

Tipp 2: Werfen Sie einen Blick in die Bilanzen

Ist nicht doch genug Spielraum, um die ausgezeichneten Leistungen eines Mitarbeiters mit einer Gehaltserhöhung oder Weihnachtsgeld zu belohnen? Oder fallen Ihnen in den Datensätzen vielleicht Unregelmäßigkeiten auf? Gibt es einen Tag, an dem der Umsatz immer einbricht? Oder storniert ein Mitarbeiter auffällig viel?

Tipp 3: Denken Sie sich einen Krimi aus

Stellen Sie sich ein Szenario vor, das innerhalb Ihres Betriebes zu einer Straftat führen könnte: Geschäfte in Ländern, in denen Korruption üblich ist. Ein angeblicher Windows-Mitarbeiter, der am Telefon dazu drängt, eine angebliche Sicherheitssoftware auf dem PC zu installieren. Der Mitarbeiter eines Wettbewerbers, der sich "zufällig" mit einem Ihrer Angestellten anfreundet und diesem teure Geschenke macht... Je konkreter das Szenario, desto besser können Sie es mit Kollegen durchspielen und richtige Handlungswege erarbeiten. 

Tipp 4: Halten Sie eine Regel schriftlich fest

Dürfen Mitarbeiter von Kunden oder Patienten Geschenke annehmen? Wie geht Ihr Unternehmen mit Spenden oder Sponsoring um? Welche Informationen dürfen an externe Dienstleister weitergeleitet werden? Wie viele Mitarbeiter müssen eine Entscheidung oder einen Einkauf absegnen? Wer ist dafür verantwortlich, Seminarräume abzuschließen? Aus den Antworten kann mit der Zeit ein Handbuch für Ihr Unternehmen wachsen, das in praktischen und ethischen Fragen klare Regeln vorgibt.

Tipp 5: Stellen Sie einen neuen Briefkasten auf

Es kann auch ein alter Briefkasten sein, der jahrelang im Keller gelegen hat. Oder ein elektronisches Postfach. Wichtig ist: Der Kasten sollte an einem Ort angebracht sein, der es Mitarbeitern und Unternehmenspartnern ermöglicht, anonyme Hinweise auf Straftaten einzuwerfen. Und er sollte diese Hinweise sicher verwahren können. Rund ein Fünftel der Straftaten wurden dank interner Hinweisgebersysteme aufgeklärt oder entdeckt, so die KPMG-Studie.

Tipp 6: Aktualisieren Sie ein Programm, ein Passwort oder ein IT-System

Da Cyberkriminalität mit der Verbreitung des Internets stetig zunimmt, hat IT-Sicherheit höchste Priorität. Zum Grundstein eines sicheren IT-Systems zählt das regelmäßige Update von Programmen - und von Passwörtern. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt lange Passwörter, die nicht im Wörterbuch vorkommen, sondern alle zur Verfügung stehenden Zeichen der Tastatur ausnutzen. Tipps zum Umgang mit Passwort-Speicher-Tools listet das BSI hier. Vielleicht ist heute auch der richtige Tag für ein Gespräch mit dem IT-Spezialisten bezüglich potentieller Sicherheitsrisiken?

Tipp 7: Geben Sie offen einen Fehler zu

Wenn Fehler passieren und offen kommuniziert werden dürfen, fühlen Mitarbeiter sich nicht nur wohler. Unangenehmes oder verdächtiges Verhalten fällt schneller auf. Deshalb lohnt es sich, als Chef mit gutem Beispiel voranzugehen.

Tipp 8: Ernennen Sie jemanden zum Mit-Entscheider

Ob bei der Personalauswahl, beim Wareneinkauf oder bei der Umstellung eines Prozesses – an wichtigen Entscheidungen sollten mindestens zwei Menschen beteiligt sein. Jede größere Anschaffung oder Umstellung von mindestens vier Augen prüfen zu lassen hilft bei der Entscheidungsfindung, vermeidet Fehler und erschwert Straftaten.

Tipp 9: Lesen Sie eine Bewerbung – und zwar genau

Ist der Lebenslauf zu gut, um wahr zu sein, ist er das vielleicht! Und Bewerber, die bereits im Lebenslauf schummeln, neigen auch im Arbeitsalltag nicht zu Transparenz. Im Zweifelsfall hilft ein Anruf bei früheren Arbeitgebern. Diskreteren Zugang zu Informationen verschafft Ihnen beispielsweise eine Detektei.

Tipp 10: Sagen Sie Nein zum Ja-Sager

Für viele Unternehmen sei ein idealer Mitarbeiter „verlässlich, produktiv, loyal – und vor allem angepasst.“ So ein Zitat der Industrie-Analystin Andrea Derler aus der „Wirtschaftswoche“. Dabei zeigten sich vielfältige Teams nicht nur erfolgreicher. In einem Fall wie der Berliner Flughafengesellschaft führte das „Ja-Sagertum zu schweren Fehlentscheidungen“, meint Wirtschaftspsychologe Uwe Kanning. Vor allem bei der Besetzung von Führungspositionen sollten fachliche und intellektuelle Fähigkeiten sowie die charakterliche Eignung auf den Prüfstand kommen.

Tipp 11: Installieren Sie eine Videokamera

In Einkaufsläden, im Warenlager und im Eingangsbereich wirkt Videoüberwachung abschreckend auf potentielle Täter. Um Rechtsverstöße, etwa gegen das Datenschutzgesetz, zu vermeiden, ist es ratsam, die Kameras von einem professionellen Unternehmen montieren zu lassen. Auch DETEK bietet den Einsatz von Überwachungstechnik an.

Tipp 12: Informieren Sie sich 10 Minuten lang

Nutzen Sie in diesen zehn Minuten zum Beispiel eine Suchmaschine oder ein Buch, um sich über Wirtschaftskriminalität, Sicherheitsfragen und Skandale Ihrer Branche zu informieren. Nehmen Sie sich kurz Zeit, um in eine relevante Studie hineinzulesen. Oder recherchieren Sie einen Spezialisten, der die Schwachstellen Ihres Unternehmens analysiert oder Mitarbeiter für Risiken sensibilisieren kann.

Tipp 13: Verschließen Sie eine Tür, einen Schrank, einen Ordner oder ein Fenster

Mitarbeiter sollten auf alles zugreifen können, was sie zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Zu anderen Informationen brauchen Sie keinen Zugang. Wer die Zugriffsmöglichkeiten online und offline reguliert, schützt sein Unternehmen vor Gelegenheitsdieben. Dazu gehört auch, die Fenster der Geschäftsräume nicht über Nacht auf Kipp zu lassen.

Tipp 14: Sprechen Sie den häufig kranken Mitarbeiter an

Mitarbeiter ständig zu kontrollieren schürt eine Atmosphäre des Misstrauens. Nur bei einem ernsthaften Verdacht darauf, dass ein Angestellter seine Arbeitsunfähigkeit vortäuscht, sollten Sie dem Kranken einen Besuch abstatten, ihn von einer Detektei observieren lassen oder den Medizinischen Dienst der Krankenversicherungen beauftragen. Zuvor rät DETEK zu einem Gespräch unter vier Augen. Möglicherweise stecken hinter den freien Freitagen keine Kurz-Urlaube, sondern ein früher Feierabend der Kindertagesstätte?

Tipp 15: Definieren Sie für Gegenstände feste Orte

Wenn Gegenstände einen festen Platz haben, schafft das nicht nur Ordnung. Ihre Abwesenheit fällt schneller auf. In Büros und Geschäften lohnt es sich, für Hochwertiges einen Platz zu wählen, der sich weit vom Ein- und Ausgang entfernt befindet. So fehlt Dieben ein einfacher Fluchtweg. Arbeitet ein Unternehmen mit teurem Equipment, ist es darüber hinaus ratsam, es an einer unauffälligen Stelle dauerhaft zu markieren – und eine Liste anzufertigen: Wer etwa die Drohne ausleiht, sollte sich mit Namen und Datum eintragen.

Tipp 16: Handeln Sie, wenn Sie eine Straftat vermuten, unmittelbar und konsequent

Die konsequente Aufklärung einer Straftat vermittelt Ihren Mitarbeitern Sicherheit und schreckt potentielle Nachahmer ab. Haben Sie also Beweise für eine Straftat gefunden, benachrichtigen Sie umgehend die hiesige Polizei. In vielen Fällen ist es sogar möglich, anonyme Hinweise zur Wirtschaftskriminalität bei den Landeskriminalämtern einzureichen. Wenn Sie bislang nur einen Verdacht hegen, kann Ihnen ein Detektiv bei den Nachforschungen helfen. Um Ermittlungen nicht zu gefährden, sollten von seinem Einsatz fürs erste nur Sie selbst etwas wissen.

Noch ein Tipp?

Kennen Sie noch eine Sofortmaßnahme, die anderen Unternehmern helfen könnte? Dann teilen Sie Ihren Ratschlag gerne als Kommentar!

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